¿Por qué necesitamos la visualización de información?

¿Por qué necesitamos la visualización de información?

Dashboard de datos

Porque hoy en día normalmente al realizar las extracciones de los diferentes sistemas de las empresas, se nos presentan archivos llenos de datos,  pero que realmente nos dicen muy poco.

Es bastante difícil de entender en la imagen de números, que se esconde detrás de esos datos, representados en filas y columnas.

¿Y por qué pasa eso? Porque no existe ningún elemento de relevancia en esos datos, todos los registros tienen el mismo color, por lo tanto nuestro cerebro no detecta ningún patrón y no es capaz de extrapolar ninguna conclusión.

grafico linea

Pero si lo presentamos así con una simple línea temporal con un gráfico  de línea más el eje, eso hace que los datos sean mucho más digeribles para nuestras capacidades cognitivas y  nuestro cerebro entienda mejor,  aparte de que es capaz de entender un patrón.

grafico linea

Aquí tenemos otro ejemplo, es una tabla con datos, pero por el simple hecho de tener el color rojo en una sola columna,  nuestro cerebro automáticamente presta atención a esos datos, porque captura el patrón en la imagen y normalmente en nuestra cultura el color rojo en los datos nos indica una señal de alerta.

grafico linea

En caso de encontrarnos con un Dashboard como este,  podemos hacernos una idea de como van las actividades de Ventas y Alquileres de Propiedades de una empresa de Bienes Raíces y el simple hecho de estar compuesto de diferentes tipos de gráficos se nos hace fácil entender, comparar, determinar patrones y tendencias, representados en este panel diseñado con la herramienta de Power BI

grafico linea

Según el autor Colin Ware en el año 2000, definió la visualización de Datos como la representación gráfica de datos o conceptos.

Lo que se desea con la Visualización de Datos, a través de la representación gráfica,  es darle una forma comprensible a los datos, para que  nuestro cerebro entienda más fácil la información y nos ayude a la toma de decisiones correcta y oportuna.

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¿Es Excel una base de datos?

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Antes de definir: ¿Si Excel es un base de datos o no?, vamos a definir ¿Qué es una base de datos?, veamos las definiciones de algunos autores reconocidos como C. J. Date, Adoración de Miguel, Piattini, Elmasri y Navathe:  "Una base de datos es un conjunto de datos...

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Actualmente tengo el cargo de Analista Business Intelligence, entre mis funciones está:  programar en Phyton, realizar las cargas en la nube de AWS, modelamiento de datos, diseñar las big tables, realizar minería de datos, entender en negocio para buscar posibles...

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¿Cómo saber si la información que manejo es Big Data?

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¿Es Excel una base de datos?

¿Es Excel una base de datos?

Antes de definir: ¿Si Excel es un base de datos o no?, vamos a definir ¿Qué es una base de datos?, veamos las definiciones de algunos autores reconocidos como C. J. Date, Adoración de Miguel, Piattini, Elmasri y Navathe: 

«Una base de datos es un conjunto de datos persistentes que es utilizado por los sistemas de aplicación de alguna empresa dada.» (Date, 2001). 

«Colección de datos interrelacionados.» (Elmasri y Navathe, 1989, citado en Miguel, A. y Piattini, M., 1999). 

 

Excel no es una base de datos

«Colección o depósito de datos integrados, almacenados en soporte secundario (no volátil) y con redundancia controlada. Los datos, que han de ser compartidos por diferentes usuarios y aplicaciones, deben mantenerse independientes de ellos, y su definición (estructura de la base de datos) única y almacenada junto con los datos, se ha de apoyar en un modelo de datos, el cual ha de permitir captar las interrelaciones y restricciones existentes en el mundo real. Los procedimientos de actualización y recuperación, comunes y bien determinados, facilitarán la seguridad del conjunto de los datos.» (Miguel y Piattini, 1999).

Excel no es una base de datos

De acuerdo a los conceptos formales de Bases de Datos, podemos determinar que Excel no es una base de datos, porque:

  •  No es utilizado por los sistemas operacionales de las empresas, por ejemplo un Sistema de Facturación, no escribe sus entradas en una hoja de Excel.
  • No es una colección de datos que estén interrelacionado, porque  no posee las relaciones entre datos para enlazar diferentes tipos de registros para el procesamiento de la información.
  • La redundancia no es controlada, no existe la cardinalidad.
  • Los datos que se manejan dentro de las hojas de Excel no son independiente a los usuario, cualquiera que tenga la hoja en su poder puede modificar los datos.
  • No existe un motor de base de datos para manejar su estructura.
  • No se guardan las características para almacenar los datos con las estructuras, concurrencias y reglas.
  •  Excel no tiene una estructura de base de datos, no existe la definición de tablas ni existe relaciones entre campos con llaves primarias y secundarias.   
  • En Excel no se definen estructuras apoyados en un modelo de datos.

Para que  Excel se pueda llamar una base de datos, debe cumplir con todas las características que tienen los conceptos arriba mencionados, por los autores Miguel y Piattini, no es que «no me guste Excel»,  yo amo a Excel, es una herramienta muy potente con muchos atributos positivos, puedes hacer casi todo y su curva de aprendizaje no es tan larga y el hecho que este conformada por celdas que me generan filas y columnas se parece mucho a la forma como están diseñadas las bases de datos estructuradas, entonces esa similitud hace que las personas utilicen  Excel como una base de datos porque es una herramienta amigable y también ahorras mucho tiempo.

Muchas veces cuando se aplica análisis de datos e inteligencia del negocio, nos podemos encontrar que buena parte de las fuentes de los datos vienen en Excel,  porque  es una herramienta muy flexible que me permite organizar información, pero si nuestros datos crecen, Excel se queda pequeño, porque no tiene esa capacidad de gestión que tiene una base de datos . 

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¿Por qué tengo que levantar un requerimiento?

¿Por qué tengo que levantar un requerimiento?

El objetivo del análisis de sistemas es comprender situaciones, no resolver problemas, por tal motivo los analista realizan de manera detallada investigaciones para conocer como operan los sistemas y de esa forma poder identificar los requerimientos que tienen los usuarios para modificarlo o proponer unos nuevos.

Solo después de comprender la situación actual del sistemas, los analistas estamos en posición de generar recomendaciones, no antes.

Requerimiento
 IMPORTANTE

La forma es que llevamos la investigación y la comprensión del sistema actual, determina si reunimos toda la información apropiada, para realizar los nuevos requerimientos de sistemas.

requerimiento

Pero, ¿Por qué debo levantar un requerimiento?

Los analistas de sistemas, no trabajan como gerentes o colaboradores de las áreas de negocios y no tenemos los mismo conocimientos, hechos y detalles que pueden tener las personas que están en el negocio. 

Por consiguiente el primer paso del analista es comprender la situación actual, para diseñar la solución.

Preguntas que se deben formular para levantar un requerimiento

^

Requerimientos básicos

 ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

¿Qué datos utiliza o produce este proceso?

¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

¿Qué controles de desempeño utiliza?

    ^

    identificacion de controles

    ¿Existen estándares específicos de desempeño?

    ¿Quién se encarga de comparar el desempeño contra los estándares?

    ¿Cómo se detectan los errores?

    ¿Cómo se corrigen los errores?

    ¿Se comenten demasiado errores?

     ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

    ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?

    ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

    ¿Qué controles de desempeño utiliza?

    ^

    Comprensión del proceso

    ¿Cuál es la finalidad de esta actividad dentro de la empresa?

    ¿Qué pasos se siguen para llevar a cabo?

    ¿Dónde se realizan estos pasos?

    ¿Quiénes realizan estos pasos?

    ¿Quiénes lo realizan?

    ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?

    ¿Con cuánta frecuencia lo hacen?

    ¿Quiénes emplean la información resultante?

     

    requerimiento

    Levantamiento de requerimiento para decisiones.

     

    A diferencia de los requerimientos de sistemas, los relacionados con los de decisiones no siguen un procedimiento específico. Las rutinas no son muy claras y es posible que los controles esten comenzando. Las decisiones se toman al integrar la información en forma tal que los gerentes puedan saber qué acciones emprender. Es probable que los sistemas de decision tengan que ver con el pasado, presente o futuro y todo dentro de un solo dashboard. Algunos requerimientos son para decisiones recurrentes, mientras otros son únicos y no recurrentes (como por ejemplo una situación de emergencia). 

    Estos requerimientos para la toma de decisiones, su fuente de origen de datos puede estar dentro de la empresa o fuera de ella como las investigaciones de mercado.

     Los analistas de Business Intelligence, que investigan la situación actual para el levantamiento de requerimiento de toma de decisiones se deben formular las mismas preguntas de la frecuencia y el volumen mencionada anteriormente, pero también deben hacer otras preguntas como:

     1.- ¿Qué información se utiliza para la toma de decisiones?

     2.- ¿Cuál es la fuente de esta información?

     3.- ¿Qué sistemas de transacciones producen los datos utilizados en el proceso de decisión?

     4.- ¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtenerlos de los sistemas operacionales de transacciones o del Data Warehouse?

     5.- ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización?

     6.- ¿Cómo se debe procesar los datos para producir la información necesaria?

     7.- ¿Cómo se debe presentar la información?

     Con estas preguntas se observa la relación la relación que existe entre los sistemas de transacciones y la toma de decisiones, esto significa que a la hora de levantar un requerimiento de este tipo, si tenemos alguna duda debemos investigar las fuentes de origen de los datos que normalmente son los sistemas transaccionales y considerar el procesamiento de información para generar la solución.

     A continuación te invito a que te bajes gratis,  mi Plantilla de Requerimiento, en el apartado de Recursos de mi blog. 

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    ¿Qué es inteligencia de Negocios?

    ¿Qué es inteligencia de Negocios?

    Se denomina inteligencia de negocios al conjunto de estrategias, procesos, aplicaciones y tecnologías que facilitan la obtención rápida y sencilla de datos provenientes de los sistemas, para su análisis, interpretación y comunicación. 

    La diferencia que hace una empresa exitosa y otra no, es la correcta y oportuna toma de decisiones basada en datos. 

    Las áreas que más se interesan o reciben beneficio de los proyectos de inteligencia de negocios son: Mercadeo, ventas, producción, finanzas y logística.

    Inteligencia del Negocio
     IMPORTANTE

    Es fundamental aclarar la idea de que la inteligencia de negocios no es un área generadora de reportes, esta se encarga de analizar los datos para que los líderes y colaboradores de las empresas, entiendan tendencias, patrones y obtengan insights valiosos para la toma de decisiones.

    Inteligencia del Negocio

    5 Ventajas de la Inteligencia del Negocio

    1. Optimiza los procesos internos.

    2. Reduce la incidencia de fallas y errores.

    3. Contribuye a la identificación de oportunidades.

    4. Eleva la rentabilidad.

    5. Genera un diferencial competitivo

    Alcances del área de Inteligencia del Negocio

    ^

    Nivel operativo

    En este rubro es utilizado para la toma de decisiones diarias acerca de las transacciones, que se realizan al llevar a cabo las operaciones de la empresa. Se puede llamar «Inteligencia Operativa» . Se pueden encontrar los siguientes puestos:

    • Administración de Base de Datos.
    • Gestión de Calidad
    • Gestión en tiempo real
    • Administracion de Carga de trabajo

    ^

    nivel táctico

    Aporta información para los mandos medios en análisis y decisiones mensuales que son de utilidad para revisiones de seguimiento toma de acciones. Se relaciona con la «Inteligencia Comercial» cumple funciones como elaboración de estrategias de ventas, proyecciones, forecast y benchmark de mercados.

    ^

    nivel estratégico

    A este nivel las decisiones son de mayor impacto en la compañia siendo utilizada la información por la alta dirección.  Es lo que encierra el fin último de «Inteligencia de Negocios», aquí se analizan resultados de los periodos, se trata todo el análisis financiero, rentabilidad, proyectos y nuevos productos.

    Te invito a que analices ¿Cómo el área de Inteligencia de negocios contribuye en tu  empresa?.

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    ¿Segmentación de Clientes para que sirve?

    ¿Segmentación de Clientes para que sirve?

    La Segmentación es fundamental en los procesos de negocios porque ayuda a maximizar y hacer mucho más efectivas las ventas, llegando a un nicho de audiencia en específico. 

    Segmentar básicamente es: tomar del universo de clientes que existen dentro de una empresa o en el mercado y dividirlos en diferentes grupos homogéneos de acuerdo a sus necesidades, intereses y comportamientos.

    Cuando segmentamos determinamos ciertas variables que nos permiten agrupar a los clientes, para definir las estrategias adecuadas de nuestro producto o servicio.

    Algunos beneficios que nos trae la segmentación, son los siguientes:

    1.- Reducción de Costo: En lugar de hacer una publicidad para todos los clientes, se reducen los mensajes a los posibles clientes potenciales.

    2.- Tiempo: Se acorta el tiempo en los procesos de ventas, porque se detecto por medio de la segmentación que el cliente puede necesitar nuestro producto o servicio.

    3.- Campañas de Marketing más efectivas: porque impactan a las personas correctas con contenido personalizados.

      IMPORTANTE

    Es necesario e importante segmentar con unas estrategias definidas, una buena segmentación es efectiva solo si existe un proyecto que la impulse con unos KPI´s que se puedan medir.

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    ¿Qué es un análisis de información?

    ¿Qué es un análisis de información?

    Un día estaba nueva en un trabajo tenía aproximadamente 2 semanas, me toco reunirme con mis nuevos jefes que me recibieron con un listado de KPI’s Key Performance Indicator, que en español vendrían a ser los Indicadores Clave de Desempeño, al final de la reunión me preguntan ¿Me lo puedes tener listo para la semana que viene?.

    Y por mi mente pasaron algunas preguntas y respuestas  como:  ¿Donde están los datos? en un DWH o en el Sistema Transaccional,  ¿A dónde me tengo que conectar?, ¿Quién me da los accesos?, solo tengo Excel!!, ¿Con cuál herramienta de visualización voy a trabajar?, Tableau, Power BI, o Excel… ¿Tienen la licencia de Power BI o de Tableau? o si lo tengo que hacer en Excel por medio de Power Pivot, esta versión que tengo instalada en mi máquina es muy vieja, todavía no me han instaldo SQL Sever!! … todo eso lo pensé.

     Y al final mi respuesta fue: tengo que hacer un análisis de la información.

      IMPORTANTE

    Un aspecto fundamental del análisis de información, es comprender todas las facetas importantes del o de los productos que se encuentran bajo estudio, es por esta razón que al proceso de adquirir información se le denomina con frecuencia investigación detallada.

    ^

    Iniciando el análisis

    Para realizar un análisis de información, se deben estudiar el flujo de los procesos o productos, de una empresa para dar respuestas a las siguientes preguntas:

    1. ¿Qué es lo que se hace?

    2.- ¿Cómo se hace?

    3. ¿Con qué frecuencia se presenta?

    4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?

    5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

    6. ¿Existe algún problema?

    7. Si existe un problema, ¿qué tan serio es?

    8. Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?

    Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos relacionados a los productos, sus opiniones de por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar los flujos si se presenta el caso. 

    Análisis de Información
    ^

    herramientas para el análisis

    En esta fase se emplean cuestionarios y encuestas para obtener información, también las investigaciones detalladas requieren de estudio de manuales, base de datos y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y en algunas ocasiones muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad. 

    Mientras se van utilizando las herramientas para el análisis,  se van explorando los datos y se descubren como sacar los indicadores. 

    En esta  parte particularmente, es donde tardo más, porque en esta etapa respondo a las siguientes preguntas:

    • ¿Qué es lo que yo puedo encontrar?
    • ¿Qué es lo que esta pasando?
    • ¿A qué se refiere lo que esta pasando?
    • ¿Qué es lo que sucede?

    Para luego determinar si puedo obtener todos los indicadores que me solicitaron de forma fácil y fluida o si se requiere algún tipo de desarrollo adicional y que otros indicadores interesantes, puedo mostrar.

    ^

    la presentación de la información

    Cuando se reunen todos los detalles y se identifican las características tanto operacionales como de controles de procesamiento se dan los tiempos de respuesta del desarrollo de los indicadores y luego se trabaja en estos tres puntos:

    1. Visualización de Datos: Se refiere a la manera de como se va a presentar la información.

    2. Story Telling: Como narro mis descubrimientos y como utilizo los elementos de la narracción de historias, para cautivar a mi audiencia.

    3. Recomendaciones:  Que encontré y cuales son mis recomendaciones personales, es importante que este apartado nunca lo dejes a un lado. 

     

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