Antes de definir: ¿Si Excel es un base de datos o no?, vamos a definir ¿Qué es una base de datos?, veamos las definiciones de algunos autores reconocidos como C. J. Date, Adoración de Miguel, Piattini, Elmasri y Navathe: 

«Una base de datos es un conjunto de datos persistentes que es utilizado por los sistemas de aplicación de alguna empresa dada.» (Date, 2001). 

«Colección de datos interrelacionados.» (Elmasri y Navathe, 1989, citado en Miguel, A. y Piattini, M., 1999). 

 

Excel no es una base de datos

«Colección o depósito de datos integrados, almacenados en soporte secundario (no volátil) y con redundancia controlada. Los datos, que han de ser compartidos por diferentes usuarios y aplicaciones, deben mantenerse independientes de ellos, y su definición (estructura de la base de datos) única y almacenada junto con los datos, se ha de apoyar en un modelo de datos, el cual ha de permitir captar las interrelaciones y restricciones existentes en el mundo real. Los procedimientos de actualización y recuperación, comunes y bien determinados, facilitarán la seguridad del conjunto de los datos.» (Miguel y Piattini, 1999).

Excel no es una base de datos

De acuerdo a los conceptos formales de Bases de Datos, podemos determinar que Excel no es una base de datos, porque:

  •  No es utilizado por los sistemas operacionales de las empresas, por ejemplo un Sistema de Facturación, no escribe sus entradas en una hoja de Excel.
  • No es una colección de datos que estén interrelacionado, porque  no posee las relaciones entre datos para enlazar diferentes tipos de registros para el procesamiento de la información.
  • La redundancia no es controlada, no existe la cardinalidad.
  • Los datos que se manejan dentro de las hojas de Excel no son independiente a los usuario, cualquiera que tenga la hoja en su poder puede modificar los datos.
  • No existe un motor de base de datos para manejar su estructura.
  • No se guardan las características para almacenar los datos con las estructuras, concurrencias y reglas.
  •  Excel no tiene una estructura de base de datos, no existe la definición de tablas ni existe relaciones entre campos con llaves primarias y secundarias.   
  • En Excel no se definen estructuras apoyados en un modelo de datos.

Para que  Excel se pueda llamar una base de datos, debe cumplir con todas las características que tienen los conceptos arriba mencionados, por los autores Miguel y Piattini, no es que «no me guste Excel»,  yo amo a Excel, es una herramienta muy potente con muchos atributos positivos, puedes hacer casi todo y su curva de aprendizaje no es tan larga y el hecho que este conformada por celdas que me generan filas y columnas se parece mucho a la forma como están diseñadas las bases de datos estructuradas, entonces esa similitud hace que las personas utilicen  Excel como una base de datos porque es una herramienta amigable y también ahorras mucho tiempo.

Muchas veces cuando se aplica análisis de datos e inteligencia del negocio, nos podemos encontrar que buena parte de las fuentes de los datos vienen en Excel,  porque  es una herramienta muy flexible que me permite organizar información, pero si nuestros datos crecen, Excel se queda pequeño, porque no tiene esa capacidad de gestión que tiene una base de datos . 

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