Escucha Activa en mi cargo de Analista Business Intelligence * Keisa Avila

Actualmente tengo el cargo de Analista Business Intelligence, entre mis funciones está: programar en Phyton, realizar las cargas en la nube, modelamiento de datos, diseñar las big tables, realizar minería de datos, entender en negocio para buscar posibles patrones de clientes, diseñar dashboards, para la toma de decisiones, entre otras.

En los años que llevo de experiencia, mis reuniones las divido en dos tipos:

1.- Reuniones de workshop: en donde me reúno con mis pares y revisamos en conjunto el diseño de Base de Datos, programación, carga y recursos utilizados por los datos que tengo a cargo.

2.- Reuniones con usuarios del Negocio, que estas a su vez la subdivido en dos:

2.1.- Reuniones de levantamiento de necesidades del negocio: donde tengo que entender el problema que me presenta el usuario, para generarle una solución a través de los datos.

2.2.- Reuniones de Presentación: estas para mi concepto son las estresantes y las que más me generan adrenalina, porque siento que voy a un juicio donde defiendo mis análisis, desde el punto de vista técnico frente al negocio respondiendo preguntas como:

¿Por qué llegaste a esa conclusión?
¿Por qué lo ves así?
¿Qué hicimos en tal fecha que subieron o bajaron los números?
¿Por qué ese producto tiene ese comportamiento?
¿Cuántas comunicaciones hemos enviado a los clientes?
¿Ese cruce de información que hiciste que valor agregado le da a mi negocio?
¿Por qué creaste ese KPI’s así?
¿Cuál fue el período de tiempo que tomaste para el análisis del producto y por qué tomaste ese tiempo y no lo comparaste con el con la data de hace tres años?
¿Qué paso en pandemia?
¿Me sirven los datos en pandemia?

Y así pasa mi día de reuniones cortas a reuniones largas a veces desde mi casa o desde la oficina, analizando datos y llegando acuerdo con mis compañeros de trabajo, para que los dashboard que presento, puedan ser útiles y confiables a la hora de tomar decisiones.

Hace aproximadamente dos años y medio, estaba yo en una reunión de presentación donde se encontraban algunos Vicepresidentes y gerentes de la empresa donde trabajaba, la presentación era de un producto nuevo que se había sacado al mercado, su aceptación y comportamiento de clientes.

Aparte que ese tipo de reuniones siempre me genera estrés, el tiempo de análisis que me habían dado para el producto había sido de un día cuando por lo general yo me tardo 4 días en un análisis 360 del producto y entonces allí estaba yo desde mi casa, en plena presentación diciendo las cifras en montos USD y cantidades de clientes.

Y mi hijo de ocho años jugando el video juego de moda Fornite en la sala, yo con el estrés de la presentación y mi hijo con la euforia que le genera el juego gritando con sus amiguitos todo esto en línea, entonces empecé a lanzarle desde mi escritorio que estaba en el balcón, los lápices, luego las plumas pero él estaba tan emocionado con su juego que no dejaba de gritar y yo no me podía concentrar y menos escuchar activamente, cuando se me acabaron los lápices y las plumas veo un cuaderno que tenía en el escritorio y se lo lance, él se dio cuenta y dejo de gritar, cuando regrese a la reunión ni sabia de que estaban hablando me di cuenta que había perdido el hilo, me desconcentre tanto que no tenia ni idea del problema que estaba presentando el producto y no podía dar recomendaciones, ni menos por medio de los datos dar seguimiento a algo que desconocía.

Luego en el transcurso de la reunión esforzándome por aplicar escucha activa, empatía y concentración, logre entender el problema y la presentación salió bien.

Para mi escuchar y oír no significa lo mismo, escuchar requiere de esfuerzo y concentración, porque muchas veces solo oigo sonidos que la otra persona está emitiendo y divago, mi mente se va lejos y luego escucho una palabra que me recuerda cosas que quiero decir y por allí regreso de nuevamente a la conversación, por eso que para mí escuchar requiere mucho más que oír, no son solo las palabras, también son los gestos y las emociones, todo lo que conlleva un comunicarnos y escuchar de forma activa.

¿Qué es la escucha activa?

Rodrigo Ortiz Crespo, autor conocido en el ámbito de la gestión comercial, define la escucha activa como:

“Aquella que representa un esfuerzo físico y mental para obtener con atención la totalidad del mensaje, interpretando el significado correcto del mismo, a través del comunicado verbal, el tono de la voz y el lenguaje corporal, indicando a quien nos habla, mediante la retroalimentación, lo que creemos que hemos comprendido.”

En mi empleo la escucha activa me permite evitar errores fatales, es importante escuchar lo que la otra persona esta diciendo y para mi es un esfuerzo consciente donde no puedo suponer nada, muchas veces sino entiendo lo que hago es decir: “me puedes repetir” o “entonces lo que quieres decir es” y trato de no distraerme con el teléfono ni con el chat de la oficina.

La escucha activa viene en conjunto con otras cosas como la empatía y responsabilidad, tener capacidad de escuchar atentamente más allá de lo que me están diciendo, para hacer un esfuerzo y entender lo que el negocio requiere de los datos. Cuando escucho activamente, trato de decodificar lo que la persona quiere decirme porque a veces los usuarios no están claros de lo que necesitan y trato de concentrarme 100% en las reuniones.

En las reuniones trato de aplicar estos tips, para mejorar mi escucha activa como:

Concentrarme en lo que la persona está hablando
Procuro no interrumpir
Trato de no dominar la conversación
Permito que todo fluya y si siento que la persona se va alterando, utilizo la palabra “tranquilo/a”, lo vamos a resolver o lo vamos a investigar.
Si se me presenta el caso de que la persona se sale del contexto que estamos hablando, sutilmente trato de retomar el punto.

Tener una buena escucha no es fácil a través de los años me ha costado mucho, pero poco a poco he aprendido, porque como mencione arriba, cuando no tengo una buena escucha activa en mi trabajo puedo llegar a cometer errores fatales, pérdida de tiempo y reprocesamiento de datos que genera costo para la empresa, porque estoy haciendo algo que no me solicitaron y eso conlleva esfuerzo, siempre trato de ir un poco más allá al final de cada reunión y me gusta intentar que el usuario también vaya más allá y genere a través de su experiencia con el negocio posibles hipótesis y así avanzar con el proceso de transformación digital que lleva la empresa.

Relacionado

Diferencias entre un Analista de BI y un Ingeniero de Datos

En la industria de la tecnología, existen muchas especialidades y roles, cada uno con su propio conjunto de habilidades y responsabilidades. Dos de los roles más importantes en la gestión de datos son el Analista de BI (Business Intelligence) y el Ingeniero de Datos....

¿Por qué necesitamos la visualización de información?

Porque hoy en día normalmente al realizar las extracciones de los diferentes sistemas de las empresas, se nos presentan archivos llenos de datos, pero que realmente nos dicen muy poco. Es bastante difícil de entender en la imagen de números, que se esconde detrás de...

¿Es Excel una base de datos?

Antes de definir: ¿Si Excel es un base de datos o no?, vamos a definir ¿Qué es una base de datos?, veamos las definiciones de algunos autores reconocidos como C. J. Date, Adoración de Miguel, Piattini, Elmasri y Navathe: "Una base de datos es un conjunto de datos...

Habilidades Blandas: Manejo de la frustración

Desde hace 7 años comencé la aventura de mudarme del país donde nací y enfrentarme a nuevos retos a nivel laboral y personal, que por cierto no ha sido nada fácil. Desde que salí de mi país el cambio ha sido una constante en mi vida diaria, la flexibilidad es mi...

¿Cómo saber si la información que manejo es Big Data?

El volumen de datos que actualmente manejan las organizaciones tiende a crecer de forma tan acelerada y de gran manera, que se vuelve difícil de explorar la data con las herramientas de gestión de bases de datos tradicionales. Entre algunas de las dificultades podemos...