Un día estaba nueva en un trabajo tenía aproximadamente 2 semanas, me toco reunirme con mis nuevos jefes que me recibieron con un listado de KPI’s Key Performance Indicator, que en español vendrían a ser los Indicadores Clave de Desempeño, al final de la reunión me preguntan ¿Me lo puedes tener listo para la semana que viene?.
Y por mi mente pasaron algunas preguntas y respuestas como: ¿Donde están los datos? en un DWH o en el Sistema Transaccional, ¿A dónde me tengo que conectar?, ¿Quién me da los accesos?, solo tengo Excel!!, ¿Con cuál herramienta de visualización voy a trabajar?, Tableau, Power BI, o Excel… ¿Tienen la licencia de Power BI o de Tableau? o si lo tengo que hacer en Excel por medio de Power Pivot, esta versión que tengo instalada en mi máquina es muy vieja, todavía no me han instaldo SQL Sever!! … todo eso lo pensé.
Y al final mi respuesta fue: tengo que hacer un análisis de la información.
IMPORTANTE
Un aspecto fundamental del análisis de información, es comprender todas las facetas importantes del o de los productos que se encuentran bajo estudio, es por esta razón que al proceso de adquirir información se le denomina con frecuencia investigación detallada.
Iniciando el análisis
Para realizar un análisis de información, se deben estudiar el flujo de los procesos o productos, de una empresa para dar respuestas a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué es lo que se hace?
2.- ¿Cómo se hace?
3. ¿Con qué frecuencia se presenta?
4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?
5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si existe un problema, ¿qué tan serio es?
8. Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?
Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos relacionados a los productos, sus opiniones de por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar los flujos si se presenta el caso.
herramientas para el análisis
En esta fase se emplean cuestionarios y encuestas para obtener información, también las investigaciones detalladas requieren de estudio de manuales, base de datos y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del trabajo y en algunas ocasiones muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad.
Mientras se van utilizando las herramientas para el análisis, se van explorando los datos y se descubren como sacar los indicadores.
En esta parte particularmente, es donde tardo más, porque en esta etapa respondo a las siguientes preguntas:
- ¿Qué es lo que yo puedo encontrar?
- ¿Qué es lo que esta pasando?
- ¿A qué se refiere lo que esta pasando?
- ¿Qué es lo que sucede?
Para luego determinar si puedo obtener todos los indicadores que me solicitaron de forma fácil y fluida o si se requiere algún tipo de desarrollo adicional y que otros indicadores interesantes, puedo mostrar.
la presentación de la información
Cuando se reunen todos los detalles y se identifican las características tanto operacionales como de controles de procesamiento se dan los tiempos de respuesta del desarrollo de los indicadores y luego se trabaja en estos tres puntos:
1. Visualización de Datos: Se refiere a la manera de como se va a presentar la información.
2. Story Telling: Como narro mis descubrimientos y como utilizo los elementos de la narracción de historias, para cautivar a mi audiencia.
3. Recomendaciones: Que encontré y cuales son mis recomendaciones personales, es importante que este apartado nunca lo dejes a un lado.
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